Stichting GeHandicapten op Ski's
Online

Nieuw administratie systeem

Shos krijgt een nieuw ledenadministratie systeem

Shos start met het testen van een gloednieuw ledenadministratie systeem; een zogenoemd Customer Relations Management systeem.  “Het geeft ons de mogelijkheid om alle gegevens die wij moeten verwerken overzichtelijk en up te date te houden. En volgens de regels van de AVG te werken”, zegt Emile Gruijters, secretaris van Shos. Emile is geestelijk vader van het systeem.

Gegevens van leerlingen, gegevens van leraren, wie skiet wanneer en waar? Nieuwe aanmeldingen, welke contacten zijn er? Wie zijn onze sponsoren? Hoe houden we de wachtlijsten bij? Emile schudt de processen zo uit zijn mouw: “Het is nog maar een greep uit alle gegevens die wij als stichting bijhouden. Dat wordt bijgehouden in excellijsten, het is bewerkelijk en kan foutgevoelig zijn en daar heeft de leerling last van.  Ik wilde dat professioneel neerzetten. We zijn dan wel een vrijwilligers organisatie, maar je wil alles toch zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk houden. Het basissysteem om dat te doen hebben we nu”, aldus Emile.

Wat kan het systeem?

“Om te beginnen is het aanmeldproces van nieuwe leerlingen nu eenvoudiger. Die komen binnen via het nieuwe systeem. We hebben dan  meteen overzicht van alle belangrijke gegevens. Er start dan ook een work-flow dat de baancoördinator deze nieuwe aanmelding binnenkrijgt en vervolgens daar mee aan de slag kan. De nieuwe leerling krijgt daar dan ook terugkoppeling over. We houden zo alles bij en iedereen heeft de juiste informatie.

Ook bestaande leerlingen kunnen altijd bij hun gegevens. Wij kunnen als stichting ook zien hoe vaak en waar een leerling lest en met welke leraar. Een van de ambities is dat leraren vorderingen van een deelnemer hierin ook kunnen noteren. Dat is toch gaaf?!”.

Samenwerking

Samenwerken is belangrijk binnen en buiten Shos. “Dat zien we in alles terug. In de lessen, in de commissies, maar ook in de contacten tussen deelnemer, leraar en baancoördinator en de administratie.

Dit hebben we vertaald naar intuïtieve functies binnen het CRM systeem, wat iedereen in staat stelt gegevens goed te kunnen bijhouden, waardoor we beter kunnen functioneren. Dat vraagt echt om samenwerking om dit goed te doen. Daar gaan we nu mee beginnen”, zegt Emile trots.

Dat Emile trots is, is terecht. “Het is een professioneel systeem voor een Stichting. Er is weliswaar lang aan gewerkt, maar het is wel een heel uitgedacht geheel dat voor veel gemak kan dienen voor Team Shos.

Ik ben dan ook dankbaar voor de fijne samenwerking met software ontwikkelaar ZealIT, zonder hen was zo’n goed op maat gemaakt systeem niet van de grond gekomen. Nu de basis staat kunnen we het systeem verder uitbouwen en functionaliteiten aan toevoegen, ik heb er zin in!”

Het CRM systeem wordt nu door een aantal mensen van Shos getest. Zodra de testen naar tevredenheid zijn, gaat het systeem live. Op dat moment worden alle deelnemers van Shos geïnformeerd en wordt hen gevraag de gegevens te checken.

Shos vertrekt

Rubriek: Shos vertrekt 3